El Potencial No Explorado de la Visualización de Datos para las Empresas Medianas y Pequeñas

En el entorno empresarial actual, donde los datos son uno de los recursos más valiosos, la visualización de datos se perfila como una herramienta transformadora, aún infrautilizada en las pequeñas y medianas empresas (PYMEs). Estas empresas suelen seguir confiando en informes financieros tradicionales para evaluar su desempeño y tomar decisiones. Aunque estos informes contables son fundamentales, presentan una visión fragmentada y retrospectiva del negocio, careciendo de la capacidad para brindar una perspectiva integral y en tiempo real, que permita a los gerentes anticiparse a los problemas y aprovechar las oportunidades emergentes.

Este artículo profundiza en la importancia de la visualización de datos para las PYMEs, los desafíos de los métodos tradicionales de reporte, y cómo la integración de sistemas de visualización puede transformar la toma de decisiones. Además, se explorarán las ventajas y desventajas de externalizar la visualización de datos, en base a mi experiencia como propietario de Transanalytics Data y mi conocimiento en herramientas como Power BI y Tableau.

Las Limitaciones y Desafíos de los Informes Financieros Tradicionales

Los informes financieros convencionales —como balances, estados de resultados y flujos de caja— ofrecen un retrato estático del estado financiero de una empresa en un momento específico del tiempo. Si bien proporcionan información crucial, son limitados en varios aspectos que impactan directamente la toma de decisiones en tiempo real. Las principales limitaciones y desafíos incluyen:

• Enfoque Retrospectivo: Estos informes son una foto del pasado; registran eventos que ya han sucedido, lo que significa que los problemas ya se han materializado. Para muchas PYMEs, basar las decisiones estratégicas en datos que reflejan el rendimiento anterior las coloca en una posición reactiva. No permite predecir problemas antes de que surjan o anticipar oportunidades de mejora.

Ejemplo: Si un estado financiero muestra una caída significativa en el ingreso neto, la empresa ya ha experimentado la pérdida. A diferencia de esto, un dashboard en tiempo real con visualización de ventas y costos operativos podría haber advertido con antelación sobre una caída en la demanda o un aumento en los costos, permitiendo una respuesta proactiva.

• Falta de Perspectiva Global e Integrada: Los informes financieros generalmente se segregan por áreas funcionales (finanzas, operaciones, ventas), lo que crea silos de información. Esto significa que no hay una visión integral de cómo las diferentes áreas del negocio interactúan entre sí. Por ejemplo, un informe financiero puede mostrar un resultado positivo en ventas, pero no identificar los costos operativos crecientes asociados con esa venta.

Ejemplo: Los informes tradicionales pueden ocultar el hecho de que, aunque las ventas aumentan, los costos en áreas como logística o producción también están creciendo, erosionando el margen de beneficio. Con herramientas de visualización, es posible integrar los costos con las ventas en tiempo real para ver el impacto combinado en la rentabilidad.

• Dificultad para Identificar Problemas Ocultos: Muchos problemas empresariales permanecen ocultos en los informes financieros convencionales. Al tratar la información de manera segregada, es más difícil detectar problemas que surgen en áreas operativas, como una ineficiencia en la cadena de suministro o un exceso de inventario.

Ejemplo: Si una línea de productos tiene costos operativos excesivos que están siendo cubiertos por otras líneas más rentables, un informe contable tradicional puede no revelar esta interacción. Un sistema de visualización de datos puede identificar cómo una línea de productos puede estar "tapando" las pérdidas de otra, ayudando a tomar decisiones de ajuste más informadas.

• Proyecciones y Planificación Insuficientes: La revisión y reestructuración de los estados financieros a mitad de año es una práctica común debido a que las metas financieras no se cumplen. Este proceso reactivo de reestructuración es un síntoma de modelos de planificación basados en datos estáticos, que no reflejan los cambios en tiempo real ni las condiciones actuales del mercado.

Problema Central: Las proyecciones a menudo se basan en estadísticas simples, proyectando tendencias históricas sin considerar datos más dinámicos, como variaciones estacionales, comportamientos de compra cambiantes o interrupciones en la cadena de suministro. Esto genera desajustes entre la realidad operativa y las metas financieras establecidas al inicio del ciclo.

El Poder de la Visualización de Datos: Transformar la Información en Ventajas Competitivas

La visualización de datos no solo ayuda a remediar los desafíos de los informes tradicionales, sino que también ofrece un marco que permite a las PYMEs visualizar los datos de manera integrada y en tiempo real. Al combinar varias fuentes de información, como ventas, costos operativos, marketing y desempeño técnico, las PYMEs pueden tomar decisiones más informadas y oportunas.

Ventajas Clave de la Visualización de Datos para las PYMEs:

1. Perspectiva Integral del Negocio: La visualización de datos permite la consolidación de información de todas las áreas de la empresa en un solo dashboard interactivo, proporcionando una visión 360 grados del negocio. Con esto, las empresas pueden observar las interacciones entre departamentos que los informes tradicionales no captan.
2. Toma de Decisiones en Tiempo Real: Las herramientas de visualización como Power BI y Tableau permiten a los gerentes acceder a datos actualizados en tiempo real, lo que les ayuda a tomar decisiones rápidas y basadas en hechos. Esto es crucial en entornos donde la velocidad de respuesta puede marcar la diferencia entre captar o perder una oportunidad.
3. Anticipación de Problemas y Oportunidades: A través del análisis predictivo y machine learning, estas plataformas pueden ayudar a prever posibles problemas antes de que ocurran, así como identificar oportunidades de mercado no exploradas. Los gerentes pueden ajustar sus operaciones, reducir riesgos y mejorar la eficiencia general.
4. Mejor Comunicación Interna: Las visualizaciones accesibles y bien diseñadas facilitan que todos los miembros de la organización —desde directivos hasta empleados— puedan interpretar los datos. Esto mejora la alineación entre departamentos y fomenta una mejor colaboración.

Externalización de la Visualización de Datos: Ventajas y Desventajas

Muchas PYMEs carecen de los recursos internos para implementar visualización de datos avanzada, lo que las lleva a considerar la externalización de estos servicios. Si bien la externalización puede ofrecer acceso a expertos y reducir costos iniciales, también conlleva algunos riesgos que deben considerarse.

Ventajas de Externalizar:

1. Acceso a Experiencia Especializada: La externalización permite que las PYMEs accedan a profesionales con amplia experiencia en herramientas como Power BI y Tableau. Estas plataformas requieren conocimiento técnico avanzado que muchas PYMEs no poseen internamente.
2. Ahorro de Costos: Externalizar puede ser significativamente más económico que contratar y capacitar a un equipo interno. Además, evita los costos de licencias de software y la adquisición de infraestructura.
3. Implementación Rápida: Un proveedor externo puede diseñar e implementar soluciones de visualización de datos en un plazo más corto, permitiendo a las PYMEs ver resultados en menos tiempo y acelerar su proceso de toma de decisiones.
4. Escalabilidad: Los proveedores externos pueden ajustar el nivel de servicio según las necesidades del negocio, lo que es especialmente útil para las PYMEs que tienen variaciones en la demanda de análisis de datos.

Desventajas de Externalizar:

1. Pérdida de Control: Al externalizar, las empresas pueden perder cierto control sobre cómo se manejan los datos y cómo se diseñan las visualizaciones, lo que puede ser un inconveniente si el proveedor no está completamente alineado con las expectativas de la empresa.
2. Seguridad de los Datos: Cuando se externaliza el análisis de datos, surge el riesgo de vulnerabilidades en la seguridad de la información. Es crucial asegurarse de que el proveedor externo siga prácticas de seguridad robustas.
3. Falta de Personalización: Si bien los proveedores externos son expertos, pueden carecer de un conocimiento profundo del negocio, lo que puede limitar la capacidad de personalizar completamente las soluciones.
4. Dependencia del Proveedor: Depender demasiado de un proveedor externo puede dificultar el regreso a soluciones internas o cambiar de proveedor si la calidad o el costo se convierte en un problema.

Conclusión: La Visualización de Datos como Pilar Estratégico para las PYMEs

La visualización de datos debe considerarse una herramienta esencial para cualquier PYME que desee mejorar su competitividad en un entorno dinámico y globalizado. Pasar de los reportes financieros tradicionales a un modelo integrado y en tiempo real permite a las empresas no solo observar lo que ya ha sucedido, sino anticipar cambios y optimizar sus operaciones en tiempo real.

El poder de las herramientas de visualización, como Power BI y Tableau, radica en su capacidad de transformar datos complejos en información clara y accionable, ofreciendo a las PYMEs una ventaja crucial: la capacidad de tomar decisiones informadas antes de que los problemas se materialicen y capitalizar oportunidades en tiempo real.

Para maximizar estos beneficios, las PYMEs deben considerar cuidadosamente cómo implementar estas soluciones, ya sea internamente o a través de un proveedor externo. En cualquiermomento, deben adoptar un enfoque estratégico, que puede incluir la externalización de servicios especializados o la construcción de capacidades internas, dependiendo de las necesidades y recursos de la empresa. Lo importante es entender que los datos no son solo números, sino activos valiosos que, si se gestionan correctamente, pueden transformar la manera en que las empresas operan, crecen y responden a los desafíos del mercado. La visualización de datos, cuando se implementa adecuadamente, es el pilar sobre el cual las PYMEs pueden construir una ventaja competitiva duradera, mejorando su agilidad, eficiencia y capacidad de respuesta en un entorno cada vez más digital.

Ricardo Vásquez Silva Ingeniero Civil Industrial | MBA y Master en Tecnologías de la Información (en curso) | Máster en Dirección de Operaciones y Logística

Con más de 18 años de experiencia liderando proyectos en sectores como la minería y el tratamiento de agua potable y aguas residuales, Ricardo Vásquez Silva ha demostrado su expertise en planificación, gestión estratégica y operaciones comerciales. Durante su trayectoria, ha ocupado posiciones clave como Gerente de Negocios en Aguas Santiago Poniente y Jefe Regional de Operaciones Comerciales en Aguas Chañar, donde implementó tecnologías innovadoras que optimizaron significativamente la eficiencia operativa y aumentaron los ingresos. Actualmente, Ricardo es Director de Transanalytics Data, una PYME en Chile especializada en desarrollo de software y análisis de datos. Además, está completando un MBA y un Master en Tecnologías de la Información en Murdoch University, Perth, lo que le permite integrar la innovación tecnológica con su sólida experiencia en gestión empresarial para liderar la transformación digital en diferentes industrias.

Director en: Transanalyticsdata

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